Verwerkingsverantwoordelijke
Dit beleid beschrijft hoe Unileva de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt die het voor eigen rekening verwerkt, op de website unileva.com en in de dienst Unileva. Het leeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na, evenals de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke is Loïc Hollay (natuurlijk persoon), ondernemingsnummer 1028.697.569, rue Guido Gezelle 25, 1780 Wemmel, België, bereikbaar via hello [at] unileva.com.
De gegevens die onze klanten in Unileva invoeren (hun contacten, deals, offertes, e-mails) vallen niet onder dit beleid: voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Unileva op als verwerker, onder de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst.
Gegevens die we verwerken
- Afspraken, via het formulier op de website: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en beroep; als u ze opgeeft, de grootte van uw team, uw huidige tools en uw behoeften.
- Accounts van klanten en hun gebruikers: naam, e-mailadres, wachtwoord (bewaard als hash, nooit leesbaar), geheim voor tweestapsverificatie (versleuteld), weergavevoorkeuren.
- Facturatie: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, betalingsgeschiedenis. Kaartgegevens worden verwerkt door Stripe; wij zien en bewaren ze niet.
- Technische gegevens: logboek van de acties in de dienst (met IP-adres en toestel), aanmeldsessies, serverlogs, voor beveiliging en diagnose.
Doeleinden en rechtsgronden
- Het gesprek dat u hebt geboekt voorbereiden en voeren, u de bevestiging, de herinnering en de link om het te verplaatsen sturen: precontractuele maatregelen op uw verzoek.
- Na het gesprek opnieuw contact met u opnemen over het voorgestelde aanbod: ons gerechtvaardigd belang, waartegen u zich op elk moment kunt verzetten.
- De dienst leveren, accounts aanmaken en beveiligen, misbruik voorkomen: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
- Factureren en de boekhouding voeren: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
- De betrouwbaarheid van de dienst verbeteren en fouten verhelpen: gerechtvaardigd belang.
Ontvangers
Uw gegevens worden nooit verkocht. Ze worden verwerkt door de volgende dienstverleners, uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden:
- OVH SAS (Frankrijk): hosting van de website, de applicatie, de database en de bestanden.
- Amazon Web Services EMEA SARL (regio Ierland): verzending van de e-mails die de dienst verstuurt.
- Stripe: betaling van de abonnementen.
- Mistral AI (Frankrijk): antwoorden van de AI-assistent, uitsluitend als de klant de AI-assistent in zijn formule activeert.
Het kennismakingsgesprek verloopt via videoconferentie op Google Meet: wanneer u eraan deelneemt, gelden de privacyregels van Google.
Doorgifte buiten de Europese Unie
De hosting, waar het overgrote deel van de gegevens zich bevindt, is in Frankrijk gevestigd. Stripe kan bepaalde betalingsgegevens in de Verenigde Staten verwerken; die doorgifte steunt op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of, bij gebrek daaraan, op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Bewaartermijnen
- Gegevens van afspraken: drie jaar na het laatste contact.
- Accounts: zolang de overeenkomst loopt, daarna dertig dagen om de export mogelijk te maken, voordat ze worden gewist.
- Facturatie: zeven jaar, de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken.
- Gesprekken met de AI-assistent: negentig dagen, daarna automatisch gewist.
- Logboek van acties en serverlogs: twaalf maanden, daarna gewist.
- Prullenbak: verwijderde items blijven er standaard dertig dagen in, een termijn die de klant kan instellen, en worden daarna gewist.
- Aanmeldsessies: 120 minuten inactiviteit.
Beveiliging
Wachtwoorden worden als hash bewaard en zijn nooit leesbaar. Tweestapsverificatie wordt aan elke gebruiker aangeboden. De communicatie met de dienst is versleuteld tijdens het transport, de inloggegevens van gekoppelde mailboxen zijn versleuteld in rust, en de toegang is afgeschermd per organisatie en per rol: iedereen ziet alleen wat zijn rol toelaat.
Uw rechten
U hebt recht op inzage, verbetering, wissing, overdraagbaarheid, bezwaar en beperking van de verwerking van uw gegevens. Om die rechten uit te oefenen, schrijft u naar hello [at] unileva.com.
Werden uw gegevens in Unileva ingevoerd door een van onze klanten, bijvoorbeeld omdat u bij hem klant bent, richt u dan eerst tot hem: hij is er de verwerkingsverantwoordelijke voor. Schrijft u ons rechtstreeks, dan bezorgen wij hem uw verzoek.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Minderjarigen
De dienst richt zich tot professionals. Hij is niet bestemd voor personen jonger dan zestien jaar, en wij verzamelen niet bewust hun gegevens.
Wijzigingen
Dit beleid kan worden bijgewerkt. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan de pagina, en elke belangrijke wijziging wordt de klanten per e-mail gemeld.