Rollen van de partijen
Deze overeenkomst geeft uitvoering aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ze maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden en is van toepassing zonder afzonderlijke ondertekening.
Voor de persoonsgegevens die de Klant in Unileva invoert of importeert, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke. Loïc Hollay (natuurlijk persoon), ondernemingsnummer 1028.697.569, rue Guido Gezelle 25, 1780 Wemmel, België (‘de uitgever’) treedt op als verwerker.
Voorwerp en duur
De uitgever verwerkt deze gegevens uitsluitend om de dienst Unileva aan de Klant te leveren, voor de duur van het abonnement en tot hun wissing zoals bepaald in het artikel ‘Einde van de overeenkomst’.
Gegevens en betrokkenen
Betrokkenen: de klanten, prospecten, leveranciers, partners en medewerkers van de Klant, evenals zijn Gebruikers.
Verwerkte gegevens, afhankelijk van het gebruik dat de Klant van de dienst maakt:
- fiches van contacten en bedrijven, opportuniteiten, activiteiten, notities, taken en afspraken;
- aangepaste velden die de Klant aanmaakt;
- offertes en contracten, en voor de online ondertekende: naam van de ondertekenaar, afbeelding van zijn handtekening, IP-adres, toestel en tijdstempel;
- documenten die de Klant oplaadt;
- e-mails uit de gekoppelde mailbox: de laatste negentig dagen bij het koppelen, daarna doorlopend; bijlagen worden alleen bewaard op verzoek van de Gebruiker;
- gesprekken met de AI-assistent, wanneer die is geactiveerd.
De Klant vertrouwt de dienst geen bijzondere categorieën van gegevens toe (gezondheid, overtuigingen, biometrische gegevens) zonder noodzaak en zonder eigen rechtsgrond.
Instructies van de Klant
De uitgever verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant. Die instructies bestaan uit deze overeenkomst, het gebruik dat de Klant van de dienst maakt en zijn instellingen. Lijkt een instructie hem in strijd met de AVG, dan brengt de uitgever de Klant daarvan op de hoogte.
De uitgever gebruikt de gegevens van de Klant niet voor eigen doeleinden. Ze worden niet gebruikt om een model voor artificiële intelligentie te trainen.
Vertrouwelijkheid
De personen die gemachtigd zijn om de gegevens namens de uitgever te verwerken, zijn aan een geheimhoudingsplicht onderworpen en krijgen er enkel toegang toe voor zover dat nodig is voor de dienst of voor de bijstand die de Klant vraagt.
Beveiliging
De uitgever neemt de technische en organisatorische maatregelen bedoeld in artikel 32 van de AVG, met name:
- afscherming van de gegevens per organisatie, en van de rechten per rol;
- versleuteling van de communicatie tijdens het transport en van de inloggegevens van mailboxen in rust;
- wachtwoorden bewaard als hash, tweestapsverificatie aangeboden aan elke Gebruiker;
- regelmatige back-ups;
- logboek van acties, dat de Klant kan raadplegen. Wanneer de uitgever toegang neemt tot het account van de Klant om hem bij te staan, is die toegang beperkt tot 30 minuten en wordt ze in dat logboek opgenomen.
Subverwerkers
De Klant machtigt de uitgever om een beroep te doen op de volgende subverwerkers:
- OVH SAS (Frankrijk): hosting van de applicatie, de database en de bestanden;
- Amazon Web Services EMEA SARL (regio Ierland): verzending van de e-mails die de dienst verstuurt (meldingen, herinneringen);
- Mistral AI (Frankrijk): antwoorden van de AI-assistent, uitsluitend als de Klant hem activeert, zonder dat een model op zijn gegevens wordt getraind.
De e-mails die Gebruikers vanuit de dienst schrijven, vertrekken vanaf de mailserver van de Klant, die geen subverwerker van de uitgever is.
De uitgever brengt de Klant een maand vooraf op de hoogte van elke toevoeging of vervanging van een subverwerker. De Klant kan zich daartegen om een gegronde reden verzetten; bereiken de partijen geen akkoord, dan kan hij het abonnement kosteloos beëindigen vóór de wijziging ingaat. De uitgever legt elke subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst.
Bijstand aan de Klant
De uitgever helpt de Klant, in de mate van het mogelijke, om te antwoorden op verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing, overdraagbaarheid, bezwaar), om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren wanneer die vereist is, en om de toezichthoudende autoriteit te raadplegen. Een verzoek dat de uitgever rechtstreeks ontvangt, wordt onverwijld aan de Klant bezorgd.
Datalekken
De uitgever meldt de Klant elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat hij er kennis van heeft genomen. De melding beschrijft de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen, zodat de Klant zijn eigen verplichtingen kan nakomen.
Einde van de overeenkomst
Bij het einde van het abonnement heeft de Klant dertig dagen om zijn gegevens in een standaardformaat te exporteren. Daarna wist de uitgever ze, back-ups inbegrepen na afloop van hun rotatie, behoudens wettelijke bewaarplicht.
Audit
De uitgever stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. De Klant kan op eigen kosten een audit laten uitvoeren, door hemzelf of door een auditor die tot geheimhouding is gehouden, mits een voorafgaande kennisgeving van dertig dagen en zonder de dienst te verstoren.
Doorgifte buiten de Europese Unie
De gegevens van de Klant worden in Frankrijk gehost en worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie. Elke toekomstige doorgifte zou worden aangekondigd zoals een nieuwe subverwerker en worden omkaderd door de waarborgen van hoofdstuk V van de AVG.
Voor elke vraag over deze overeenkomst: hello [at] unileva.com.